Bei Sachgeschenken an Arbeitnehmer gelten besondere Aufzeichnungspflichten, damit die Aufwendungen abzugsfähig sind. Ihr Steuerberater Karlsruhe klärt auf.
Sachzuwendungen sind Geschenke, die keine Gegenleistung erfordern bzw. erwarten. Geldgeschenke sind dabei ausgenommen. Es gelten besondere Aufzeichnungspflichten, deren Einhaltung für einen Abzug der Aufwendungen und der enthaltenen Vorsteuer nötig sind. Gewährt ein Unternehmer Sachzuwendungen, ist für die steuerrechtliche Beurteilung eine Unterscheidung zwischen Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde bzw. sonstige Nichtarbeitnehmer und Sachzuwendungen an die eigenen Arbeitnehmer notwendig.
In diesem Text widmen wir uns den Sachzuwendungen an Arbeitnehmer. In einem weiteren Artikel Ihres Steuerberater Karlsruhe können Sie die Regelungen zum Thema "Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde bzw. sonstige Nichtarbeitnehmer" nachlesen.
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer aus besonderem Anlass
Ein besonderer Anlass für eine Sachzuwendung ist z. B. der Geburtstag, die Heirat oder die Geburt eines Kindes des Arbeitnehmers, also Gelegenheitsgeschenke wie z. B. Blumen und Bücher. Diese Geschenke sind lohnsteuer- und beitragsfrei, solange sie unterhalb von 60 € inkl. Umsatzsteuer bleiben. Oberhalb dieses Betrages ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig. Es handelt sich bei den 60 € nicht um eine Jahresfreigrenze, sondern ist anlassbezogen zu betrachten und kann auch mehrmals im Jahr ausgeschöpft werden.
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer ohne besonderen Anlass
Seit dem 1. Januar 2022 können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmer monatlich ohne besonderen Anlass Sachbezüge in Höhe von 50 € inkl. Umsatzsteuer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Solche Zusatzleistungen des Arbeitgebers, wie z.B. Gutscheine, ein Jobticket oder die betriebliche Krankenversicherung. Die Zuwendungen können dabei zusätzlich zu Sachzuwendung aus besonderem Anlass erfolgen.
Tank- und Geschenkgutscheine
Besondere Regelungen gelten bei Tank- und Geschenkgutscheinen. Seit 2020 gibt es neue Abgrenzungen zwischen Barlohn und Sachlohn.
Zu den Einnahmen als Barlohn gehören (und sind somit nicht begünstigt):
- Zweckgebundene Geldleistungen
- Nachträgliche Kostenerstattungen
- Geldkarten
Zu den Einnahmen als Sachlohn gehören (und sind somit begünstigt):
- Gutscheine, die keine Zahlungsdienste sind
- Closed-Loop-Karten (z. B. aufladbare Geschenkkarten), wenn diese dazu berechtigen, nur vom Aussteller des Gutscheins Waren oder Dienstleistungen zu beziehen.
- Controlled-Loop-Karten (z. B. Centergutscheine oder City-Cards), wenn diese nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen eingelöst werden können.
Aus diesen Vorgaben folgt, dass z. B. eBay-Gutscheine nicht länger begünstigt werden. Bei Amazon-Gutscheinen ist es zumindest strittig, außer es ist sichergestellt, dass Verkauf und Versand durch Amazon Deutschland und nicht durch einen Drittanbieter abgewickelt werden. Es muss sichergestellt sein, dass bei Rückgabe keine Barauszahlung des Gutscheins möglich ist.
Aufzeichnungen im Lohnkonto
Für die Anwendung der Freigrenze von 50 € muss der Arbeitgeber jeden einzeln Sachbezug im Lohnkonto unter Angabe des Wertes und des Zufluss-Zeitpunktes festhalten. Dazu muss der Arbeitnehmer die Übergabe eines Gutscheins mit Datum und Unterschrift bestätigen.
Für den Zufluss-Zeitpunkt muss zudem eine Unterscheidung zwischen solchen Gutscheinen, die beim Arbeitgeber selbst einzulösen sind und solchen, die bei Dritten eingelöst werden können. Bei Ersteren fließt der Vorteil erst im Zeitpunkt der Einlösung des Gutscheins zu. Zweitere gelten dagegen bereits bei der Übergabe an den Arbeitgeber als zugeflossen.
Eine arbeitsvertragliche Vereinbarung für Warengutscheine könnte wie folgt aussehen:
Abb. 1: "Arbeitsvertragliche Vereinbarung für Warengutscheine". Hier können Sie die die Vereinbarung als PDF herunterladen.
Bewertung von abzugsfähigen Sachzuwendungen
Zur Bewertung von Sachbezügen wird als Ausgangswert grundsätzlich der um übliche Preisnachlässe geminderte Endpreis am Abgabeort im Zeitpunkt der Abgabe angesetzt (§ 8 Abs. 2 S. 1 EStG). Zur Vereinfachung können 96 % des Endpreises angesetzt werden, zu dem sie der Abgebende fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet. Dies gilt jedoch nicht für Gutscheine.
Pauschalierung der Lohnsteuer für Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer
Gemäß § 37b Abs. 2 EStG können Arbeitgeber die Lohnsteuer für Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn übergeben werden (etwa Geschenke, die die Freigrenzen übersteigen), bis zu einem Höchstbetrag von 10.000 € mit 30 % pauschal besteuern (zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer). Die Pauschalierung wird somit nur zugelassen, wenn die Sachzuwendungen zusätzlich zu dem ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Bei der Sozialversicherung ist keine Pauschalierung möglich. Wird die Freigrenze überschritten, besteht Sozialversicherungspflicht.
Ausnahmen von der Pauschalierung
Sachbezüge, die im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt werden (z. B. Aufmerksamkeiten) und steuerfreie Sachbezüge (z. B. zur Gesundheitsförderung) können grundsätzlich nicht pauschal besteuert werden. Dasselbe gilt für Sachzuwendungen an nicht in Deutschland steuerpflichtige Arbeitnehmer. Die Pauschalierung nach § 37b EStG ist zudem ausgeschlossen, wenn der Sachbezug nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal mit 15 % oder 25 % besteuert werden kann.