Unternehmer bedenken Geschäftspartner und -freunde gern mit Sachzuwendungen. Ihr Steuerberater Karlsruhe zeigt, was dabei auf beiden Seiten zu beachten ist.
Sachzuwendungen sind Geschenke, die keine Gegenleistung erfordern bzw. erwarten. Geldgeschenke sind davon ausgenommen. Es gelten besondere Aufzeichnungspflichten, deren Einhaltung für einen Abzug der Aufwendungen und der enthaltenen Vorsteuer nötig sind. Gewährt ein Unternehmer Sachzuwendungen, ist für die steuerrechtliche Beurteilung eine Unterscheidung zwischen Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde bzw. sonstige Nichtarbeitnehmer und Sachzuwendungen an die eigenen Arbeitnehmer notwendig.
An dieser Stelle widmen wir uns den Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde bzw. sonstige Nichtarbeitnehmer. In einem weiteren, bald erscheinenden Artikel widmet sich Ihr Steuerberater Karlsruhe den Regelungen zum Thema "Sachzuwendungen an Arbeitnehmer".
Betriebsausgabenabzug aufseiten des Zuwendenden
Betriebsausgabenabzug
Ausgaben für Geschenke an Geschäftsfreunde können nur unter folgenden Voraussetzungen als Betriebsausgabe abgezogen werden:
1. Betriebliche Veranlassung
Gibt es für die Sachzuwendung eine betriebliche Veranlassung kann sie als Betriebsausgabe angesetzt werden. Das Geschenk muss dabei nicht als Werbeträger gekennzeichnet sein. Daher sind auch Geldgeschenke und Geschenkgutscheine möglich.
- Gesetzliche Höchstgrenze: 50 €
Aufwendungen für betrieblich veranlasste Geschenke an Geschäftsfreunde, Kunden und anderer Nichtarbeitnehmer können nur bis zur Höhe von insgesamt 50 € pro Empfänger im Kalenderjahr als Betriebsausgabe angesetzt werden. Über diese Freigrenze hinaus ist insgesamt kein Abzug möglich. Dies bedeutet, dass das Geschenk bei Überschreitung der 50 € in voller Höhe nicht mehr als Betriebsausgabe berücksichtigt werden kann. Dabei stellt die 50-€-Grenze eine Jahresgrenze dar. Mehrere Geschenke an denselben Geschäftspartner innerhalb eines Jahres sind zu summieren. Die Kosten einer Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger zählen dabei genauso mit in Gesamtbetrag wie die Umsatzsteuer, sofern und soweit das schenkende Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist – Verpackungs- und Versandkosten hingegen nicht. Bei Prüfung der Freigrenze wird zur Vereinfachung aber allein auf den Betrag der Zuwendung abgestellt. Das bedeutet: Wenn der Zuwendende für den Beschenkten die Versteuerung der Sachzuwendung als Einnahme übernimmt, ist die übernommene Steuer nicht mit einzubeziehen.
Die 50-€-Grenze ist für Gegenstände, die ausschließlich beruflich und nicht privat genutzt werden können, unerheblich. Beispiel: Ein Arztkoffer für einen Arzt oder ein Spezialwerkzeug für einen Handwerker darf auch als Betriebsausgabe abgezogen werden, wenn die Aufwendungen höher als 50 € sind. - Aufmerksamkeiten mit persönlichem Anlass: 60 €
Für Aufmerksamkeiten, die dem Empfänger aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses (z.B. Hochzeit, Geburt eines Kindes) zugewendet werden, gilt eine höhere Grenze von 60 € statt 50 €. Zu beachten ist, dass es sich hierbei um einen Bruttobetrag, also inklusive Umsatzsteuer, handelt.
2. Aufzeichnung der Aufwendungen
Damit die Aufwendungen für Geschenke als Betriebsausgabe anerkannt werden, müssen sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zeitnah aufgezeichnet werden. Der Name des Empfängers muss dabei in der Buchung oder dem Buchungsbeleg ersichtlich sein, im Falle eines Geschenks aus persönlichem Anlass, muss ebenso der Anlass des Geschenks genannt werden. Eine Ausnahme gilt, wenn es sich um ein Werbegeschenk handelt – wie z. B. Kalender oder Kugelschreiber – dessen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten 10 € nicht überschreiten.
Pauschalierungsmöglichkeit zur Übernahme der Einkommensteuer des Beschenkten durch den Zuwendenden
Das Geschenk stellt auf Seiten des Beschenkten eine betrieblich veranlasste Einnahme dar und unterliegt somit der Einkommensteuer. Ganz im Sinne der Zuwendung eines Geschenks, kann der Schenker die Versteuerung der Zuwendung mit einem Pauschalsteuersatz von 30 % plus Solidaritätszuschlag plus Kirchensteuer (§ 37b EStG) die Einkommensteuer des Beschenkten übernehmen.
Ob der Zuwendende die Geschenkaufwendung nach den oben dargestellten Grundsätzen als Betriebsausgabe abziehen darf, spielt hier keine Rolle. Die Pauschalsteuer ist jedoch nur als Betriebsausgabe abziehbar, wenn der Zuwendende die Sachzuwendung in vollem Umfang nach den obigen Grundsätzen (insbesondere hinsichtlich der Freigrenze von 50 €) als Betriebsausgabe abziehen kann.
Die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG erfasst nur solche Zuwendungen, die betrieblich veranlasst sind und beim Empfänger grundsätzlich zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. Aufmerksamkeiten, die dem Beschenkten aufgrund eines persönlichen Ereignisses (z. B. Hochzeit, Geburt) zugewendet werden, führen mangels betrieblicher Veranlassung nicht zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einnahmen und gehören daher nicht zur Bemessungsgrundlage. Geldzuwendungen sind von dieser Regelung ausgenommen. Als Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung werden die tatsächlichen Kosten des Zuwendenden inkl. Umsatzsteuer herangezogen.
Eine Pauschalierung ist nicht möglich, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr insgesamt den Bruttobetrag von 10.000 € übersteigen. Liegen die Aufwendungen für eine einzelne Aufwendung über 10.000 € gilt dasselbe. Ein Beispiel: Ein Unternehmer gewährt einem Geschäftspartner drei Zuwendungen i. H. v. jeweils 4.000 €. In diesem Fall ist die Pauschalierung nicht nur auf die ersten beiden Zuwendungen anwendbar, sondern auch die Hälfte der Aufwendungen der dritten Zuwendung muss einbezogen werden. Erhält der Geschäftspartner jedoch eine einzige Zuwendung i. H. v. 12.000 € ist die Pauschalierung auf diese Zuwendung insgesamt nicht anwendbar.
Außerdem gilt es zu beachten, dass das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung der Einkommensteuer einheitlich auf alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gegenüber Dritten gewährten Zuwendungen anzuwenden ist. Dadurch ist eine einheitliche Handhabung für alle betrieblich veranlassten Zuwendungen nötig, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden. Einzig Sachzuwendungen, die 10 € an Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht übersteigen und als Werbemittel eine Vielzahl von Personen erreichen sollen, gelten als Streuwerbeartikel und fallen daher nicht unter die Vorschrift. Dasselbe gilt für die Teilnahme an geschäftlich veranlassten Bewirtungen und die o.g. Geschenke aus persönlichem Anlass (bis 60 €). Nutzt der Zuwendende die Pauschalierung, muss er den Empfänger darüber zu unterrichten.
Zum 1. Januar 2009 trat eine Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung in Kraft. So sind laut § 37b EStG pauschal besteuerte Sachleistungen an Arbeitnehmer von Geschäftsfreunden auch von der Beitragspflicht zur Sozialversicherung freigestellt, wenn die Arbeitnehmer nicht Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind.
Versteuerung aufseiten des Zuwendungsempfängers
Oberhalb der Freigrenze für Streuwerbeartikel bis 10 € und mit Ausnahme der Geschenke aus persönlichem Anlass sind die Zuwendungen grundsätzlich als geldwerte Vorteile zu versteuern. Ausgenommen sind Zuwendungen, die der Zuwendende pauschal versteuert hat (siehe oben). Mit der Pauschalversteuerung wird der Empfänger aus der Steuerschuldnerschaft entlassen. Dies gilt auch dann, wenn der Zuwendungsempfänger körperschaftsteuerpflichtig ist.