Entsprechende Forderungen gab es schon seit Jahren, nun ist es Realität: Wie die Bund-Länder-Konferenz am 19.1.2021 beschloss, dürfen seit dem 1. Januar 2021 digitale Wirtschaftsgüter sofort in voller Höhe abgeschrieben werden.
Weil es vonseiten der Bundesländer bzgl. der neuen Regelung durchaus (verfassungs-)rechtliche Bedenken gab, wurde sie nicht per Gesetz, sondern per BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021 umgesetzt. Der wichtigste Aspekt des Schreibens bezieht sich auf die Nutzungsdauer von Computer-Hardware inklusive -Peripherie und -Software: Sie wird von drei Jahren auf nur noch ein Jahr verkürzt.
Die Hardware umfasst dabei sowohl Desktop-Computer als auch Notebooks, sog. Thin-Clients bzw. Mini-PCs, Workstations, Docking-Stationen, externe Speichermedien wie Festplatten oder USB-Sticks sowie Büro-Serverlösungen (Small-Scale-Server, NAS ...). Auch Drucker, Plotter, Scanner, Tastaturen, Mikrofone, Webcams, Monitore, Projektoren etc. fallen unter die Regelung.
Unter Software versteht das Schreiben Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören Standardanwendungen wie z. B. Microsoft Office, aber auch Programme, die individuell auf den Anwender abgestimmt sind, wie z. B. ERP-, CRM- oder Warenwirtschaftssysteme. Auch das Betriebssystem – also z. B. Microsoft Windows – fällt unter die Regelung. Bisher galt, dass die Software mit der Hardware aktiviert wird und entsprechend über dieselbe Nutzungsdauer abzuschreiben ist. Mit der neuen Bestimmung kann für jede Software eine eigene einjährige Nutzungsdauer festgelegt werden.
Nachträgliche Änderung der Nutzungsdauer möglich
Die neuen Abschreibungsmöglichkeiten sind auch für digitale Anschaffungen gültig, die vor dem 1.1.2021 angeschafft oder hergestellt wurden und bei denen eine längere Nutzungsdauer festgelegt wurde. Wenn ein Unternehmer im Jahre 2019 eine Software für 10.000 € gekauft und aktiviert hat, und dabei eine Nutzungsdauer von fünf Jahren angesetzt hat, konnte er 20 % der Anschaffungskosten pro Jahr abschreiben, also 2.000 €. Seit Januar 2021 hat der Unternehme die Möglichkeit, die Nutzungsdauer zu verkürzen. Er könnte nunmehr die verbleibenden 6.000 € voll im Jahr 2021 abschreiben – kann aber auch so weiterverfahren wie bisher. Wird die Software erst 2021 angeschafft aktiviert darf der Unternehmer die Gesamtkosten in einem einzigen Jahr abschreiben.