Unternehmen machen Ihren Mitarbeiten gern Geschenke – zu persönlichen Anlässen, wie etwa zum Geburtstag, oder ganz ohne Anlass. Ihr Steuerberater zeigt die Freigrenzen auf und erklärt, wie Unternehmen Sachzuwendungen für ihre Arbeitnehmer pauschal versteuern können.
Ein Geschenk ist eine Sachzuwendung – kein Geldgeschenk – dass einem Arbeitnehmer (oder einem Dritten) ohne rechtliche Verpflichtung und ohne Erwartung einer Gegenleistung überlassen wird. Dabei gilt eine gesonderte Aufzeichnungspflicht. Ohne Aufzeichnung ist kein Vorsteuerabzug möglich.
Sachzuwendungen bei besonderen Anlässen
Wenn ein Unternehmer seinem Arbeitnehmer zu einem persönlichen Anlass (z. B. Geburtstag, Heirat, Geburt eines Kindes) eine Sachzuwendung (z.B. Blumen oder ein Buch) überlässt, spricht man von Gelegenheitsgeschenken. Solche Geschenke sind steuerfrei, wenn sie nicht mehr als 60 € inkl. Umsatzsteuer kosten. Überschreiten die Aufwendungen diese Grenze, so ist die Zuwendung voll steuer- und beitragspflichtig. Die Freigrenze von 60€ inkl. USt. ist dabei kein Jahres- oder Monatsbetrag, sondern kann abhängig von persönlichen Anlässen des Arbeitnehmers mehrfach genutzt werden.
Sachzuwendungen ohne persönlichen Anlass
Für Sachzuwendungen ohne einen persönlichen Anlass gilt eine monatliche Freigrenze von 44 € inkl. USt. Diese monatliche Freigrenze und die oben beschriebene 60 €-Freigrenze für Gelegenheitsgeschenke können innerhalb eines Monats parallel zur Anwendung kommen.
Pauschalisierung der Lohnsteuer
Nach § 37b Abs. 2 des Einkommensteuergesetzes kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für Sachzuwendungen an seine Arbeitnehmer, die zusätzlich zum Gehalt überlassen werden, pauschal mit 30% zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer besteuern, solange ein Höchstbetrag von 10.000 € nicht überschritten wird. Sachzuwendungen, die überwiegend im Eigeninteresse des Betriebs erfolgen, z.B. Aufmerksamkeiten wie kostenlose Getränke bei der Arbeit, oder steuerfreie Sachbezüge, wie z.B. Gesundheitsförderungsmaßnahmen, fallen nicht unter die Pauschalisierungsregel. Ebenso wenig gilt sie für Arbeitnehmer, die nicht in Deutschland steuerpflichtig sind. In besonderen Fällen können Sachzuwendungen nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal mit 15 % oder 25 % besteuert werden – auch dann ist eine Pauschalisierung nach § 37b EStG nicht möglich. Ein Artikel zu diesem speziellen Thema folgt in Kürze.
Zusammengefasst: Für Gelegenheitsgeschenke, wie etwa Geburtstagsgeschenke, aber auch für Geschenke ohne speziellen Anlass gelten unterschiedliche Freigrenzen für den Arbeitgeber. Diese können parallel angewendet werden. Der Arbeitgeber kann Sachzuwendungen für seine Arbeitnehmer pauschal versteuern.