Im Geschäftsumfeld kommt es oftmals vor, dass Unternehmer ihren Kunden und Partnern Geschenke machen. Ihr Steuerberater Karlsruhe kennt die steuerlichen Hintergründe.
Betriebsausgabenabzug
Damit Unternehmer die Kosten für Sachzuwendungen an Geschäftspartner als Betriebsausgaben absetzen können, gelten verschiedene Voraussetzungen.
Zunächst muss die Zuwendung an Kunden und Geschäftspartner eine betriebliche Veranlassung haben. Es ist nicht erforderlich, dass die Sachzuwendung das Logo des eigenen Unternehmens trägt, oder in sonstiger Weise als Werbeträger fungiert. Daher sind auch Geldgeschenke und Geschenkgutscheine möglich.
Dabei gilt der gesetzliche Höchstbetrag von 35 € pro Empfänger und Kalenderjahr. Diese 35 € inkludieren die Umsatzsteuer, sofern das schenkende Unternehmen nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist. Zu den Kosten des Geschenks zählen auch etwaige Bedruckungen und Ähnliches, Verpackungen und Versand werden jedoch nicht angerechnet. Wenn die 35-Euro-Grenze überschritten wird, ist kein Betriebskostenabzug möglich, denn es handelt sich hier nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze. Allerdings ist diese zur Vereinfachung allein auf den Betrag der Zuwendung abzustellen. Übernimmt das schenkende Unternehmen die Versteuerung als Einnahme für den Beschenkten, ist die übernommene Steuer also nicht mit einzubeziehen.
Es gilt zudem eine gesonderte Aufzeichnungspflicht: Aufwendungen für Geschenke müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zeitnah aufgezeichnet werden. In der Buchung bzw. dem Buchungsbeleg muss der Name des Empfängers ersichtlich sein. Darauf kann verzichtet werden, wenn es sich bei den Geschenken um sogenannte Streuwerbeartikel handelt, das heißt, der Wert des einzelnen Geschenkes liegt unter 10 €, z.B. bei Werbekugelschreibern o.Ä.
Pauschalisierung
Neben der Möglichkeit Geschenkaufwendungen wie oben beschrieben als Betriebsausgabe abzusetzen, ist es möglich die Einkommenssteuer des Beschenkten pauschal zu übernehmen. Nach § 37b Einkommensteuergesetz kann das beschenkende Unternehmen dies mit einem Pauschalsteuersatz von 30% zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer tun. Hierbei werden nicht nur Geschenke berücksichtigt, sondern die Regelung kann auch auf Sachzuwendungen angewendet werden, die zusätzlich zu einer Leistung oder Gegenleistung mitgegeben werden – d.h. die Pauschalisierungsmöglichkeit gilt für sämtliche Sachzuwendungen. Die Pauschalsteuer kann nur dann als Betriebsausgabe abgezogen werden, wenn auch die Sachzuwendung als Betriebsausgabe abzugsfähig ist (siehe oben).
Auch bei der Pauschalisierung ist eine betriebliche Veranlassung der Sachzuwendung Voraussetzung, außerdem umfasst § 37b EStG nur Sachzuwendungen, die beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. Für die Pauschalisierung sind die tatsächlichen Aufwendungen des Schenkenden inkl. Umsatzsteuer als Bemessungsgrundlage heranzuziehen.
Bei Sachzuwendungen, die nicht unter die Bemessungsgrundlage des § 37b EStG fallen, muss das schenkende Unternehmen durch geeignete Aufzeichnungen darlegen, dass diese Zuwendungen beim Empfänger nicht steuerbar und steuerpflichtig sind. Die Empfänger der Sachzuwendungen müssen der Finanzverwaltung auf Verlangen genau benannt werden können.
Die Pauschalisierungsmöglichkeit entfällt, wenn die Aufwendungen pro Empfänger und Wirtschaftsjahr den Gesamtbruttobetrag von 10.000 € überschreiten, oder bereits eine einzelne Aufwendung diese Grenze übersteigt.
Versteuerung beim Empfänger der Zuwendung
Wenn eine Sachzuwendung einen Wert von 10€ überschreitet, gilt sie als geldwerter Vorteil und ist steuerpflichtig, außer das schenkende Unternehmen nutzt die Pauschalbesteuerung – dann ist das beschenkte Unternehmen aus der Steuerschuldnerschaft entlassen. Dies gilt auch, wenn der Zuwendungsempfänger körperschaftssteuerpflichtig ist.
Zusammengefasst: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sachzuwendungen an Kunden und Partner als Betriebsausgaben abgesetzt werden, zudem kann ein schenkendes Unternehmen pauschal die Steuer des Beschenkten übernehmen.