Seit dem 1. Juli 2018 gilt eine neue Verordnung für Gesellschafterlisten, die GmbH-Geschäftsführer berücksichtigen müssen. Ihr Steuerberater Karlsruhe klärt auf.
Mit der neuen "Verordnung über die Ausgestaltung der Gesellschafterliste", die seit dem 1. Juli 2018 gilt, gelten auch neue Bestimmungen für die Gesellschafterliste beim Handelsregister, daher müssen Geschäftsführer von GmbH diese neue Verordnung kennen.
Ergeben sich personelle Veränderungen bei den Gesellschaftern oder ändert sich der Umfang der Beteiligungen, müssen Geschäftsführer unverzüglich eine von ihnen unterschriebene Liste der Gesellschafter beim Handelsregister einreichen (§ 40 Abs. 1 GmbHG).
Diese Liste muss folgendes beinhalten:
- Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort jedes Gesellschafters
- Nennbeträge und laufende Nummern der Geschäftsanteile jedes Gesellschafters
- Die mit jedem Geschäftsanteil verbundene prozentuale Beteiligung am Stammkapital
- Der Gesamtumfang der Beteiligung am Stammkapital als Prozentsatz, sollte ein Gesellschafter mehrere Geschäftsanteile halten
- Bei Gesellschaftern, die selbst im Handelsregister eingetragene Gesellschaften sind: Die Firma, der Satzungssitz, das zuständige Register und die Registernummer.
- Bei Gesellschaftern, die nicht im Handelsregister eingetragene Gesellschaften sind: Die jeweiligen Gesellschafter mit ihrem Namen, Vornamen, Geburtsort und Wohnort.
Die Entwicklung des Gesellschafterbestands muss aus den eingereichten Gesellschafterlisten lückenlos nachvollziehbar sein. Wenn es zu Änderungen bei den in der Gesellschafterliste anzugebenden Mindestangaben kommt, müssen diese in einer Veränderungsspalte eingetragen werden, mit welcher die Gesellschafterliste in Zukunft zu ergänzen ist.
Wenn eine Gesellschaft vor dem 1. Juli 2018 gegründet wurde, müssen die Anforderungen der neuen Verordnung erstmals dann umgesetzt werden, wenn sich der Gesellschafterbestand verändert und eine neue Gesellschafterliste einzureichen ist.
Wenn der Geschäftsführer einer GmbH seine Pflicht verletzt, die Gesellschafterliste gesetzeskonform einzureichen, haftet er für den daraus entstehenden Schaden gegenüber den Gesellschaftern, deren Beteiligungen sich verändert haben und darüber hinaus gegenüber eventuellen Gläubigern der GmbH. Wenn ein deutscher Notar an der Änderung des Gesellschafterbestands beteiligt ist, ist er dafür verantwortlich, eine neue Gesellschafterliste zu erstellen und beim Handelsregister einzureichen. Die Geschäftsführung hat in einem solchen Fall eine Prüfungspflicht.
Zusammengefasst: Seit dem 1.7.2018 gilt die neue "Verordnung über die Ausgestaltung der Gesellschafterliste": GmbH-Geschäftsführer müssen dafür Sorge tragen, dass Gesellschafterlisten bei personellen Veränderungen oder Verschiebungen der Beteiligungen nach den Bestimmungen der neuen Verordnung beim Handelsregister eingereicht werden.