Kontoauszüge digital – Ausdrucken reicht nicht

Online Banking ist heutzutage eine Selbstverständlichkeit, viele Freiberufler und Selbstständige nutzen den digitalen Service ihrer Hausbank. Oft werden mittlerweile auch die Kontoauszüge digital zur Verfügung gestellt. Die Folgen für die Buchhaltung und das Archiv erklärt unser Steuerberater Karlsruhe an dieser Stelle.

Digitale Kontoauszüge erhalten Kunden entweder in Bilddateiformaten, wie z.B. PDF, oder als maschinenlesbare Dokumente, wie beispielsweise CSV-Dateien. Beide Arten werden grundsätzlich steuerlich anerkannt, müssen aber korrekt digital archiviert sein, damit der Unternehmer die geltenden steuerlichen Richtlinien einhält. Ähnlich wie bei einer digitalen Rechnung gelten digitale Kontoauszüge als sog. "digitale Belege". Diese gilt es jederzeit in ihrer originären Form, d.h. so wie Sie sie erhalten haben, nämlich digital, zu speichern. Das Dokument nach dem Ausdrucken zu löschen, verstößt gegen geltende Aufbewahrungspflichten. Ein Ausdruck gilt nur als Kopie.

Unternehmer müssen bereits beim Eingang des digitalen Kontoauszugs darauf achten, dass dieser echt und unversehrt ist, und diese Überprüfung protokollieren. Dies gilt genauso für kleinere Unternehmen und sollte hinsichtlich der Umsetzbarkeit keine größeren Probleme verursachen, denn auch jeder andere digitale Beleg – wie etwa eine elektronische Rechnung – muss überprüft werden und eine entsprechende Praxis sollte daher etabliert sein. Für die Archivierung müssen Selbstständige anschließend sicherstellen, dass die Dokumente weder verändert noch gelöscht werden können. Weitere Vorgaben macht die Finanzverwaltung in diesem Punkt nicht. Wie andere digitale Belege aber unterliegen auch digitale Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht, welches besagt, dass für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sichergestellt sein muss, dass die Daten gegen Verlust gesichert sind, sie maschinell ausgewertet werden und bei einer Steuerprüfung kurzfristig zur Verfügung gestellt werden können. Optimal für die Speicherung digitaler Belege sind dabei sog. Dokumentenmanagementsysteme ("DMS"). In unserem Artikel zum Thema "elektronische Rechnungen" erhalten Sie ausführliche Informationen bezogen auf derartige Softwarelösungen.

Übrigens: Viele Banken bieten die Archivierung auf ihren Servern an. Sollte man dies in Anspruch nehmen, muss allerdings, genau wie bei der eigenen Speicherung, gewährleistet sein, dass man der Finanzverwaltung zu jedem Zeitpunkt Einsicht in die Unterlagen geben kann.

Im nicht-geschäftlichen Bereich betreffen diese Regelungen nur Personen mit Überschusseinkünften ab einer Größenordnung von 500.000 Euro. Für private Bankkunden gelten die oben genannten Grundsätze also in der Regel nicht.

Zusammengefasst: Für die Archivierung von digitalen Belegen im Unternehmensumfeld gelten bestimmte Regeln zur digitalen Archivierung, wie sie etwa auch bei elektronischen Rechnungen zum Tragen kommen. Ein Ausdruck ist nur eine Kopie – löschen Sie daher nie das Original, sondern archivieren Sie es entsprechend.