Bei der Kassenführung gilt es besonders sorgfältig vorzugehen, denn man kann hier vieles falsch machen. In sogenannten Kassennachschauen kann Sie das Finanzamt unangekündigt überprüfen. Ihr Steuerberater Karlsruhe zeigt die Bestimmungen für eine ordnungsgemäße Kassenführung.
Alle Bareinnahmen müssen einzeln aufgezeichnet werden. Damit Sie ordnungsgemäß agieren, reicht es aber, wenn Sie die Summe aller Tageseinnahmen aufzeichnen. Dazu muss allerdings einen Registrierkassenstreifen, Tagesendsummenbon oder Kassenzettel zum Nachweis vorliegen.
Obgleich es die Aussage der Finanzverwaltung ist, dass Umsätze mit der EC-Karte nicht in der Barkasse aufzuzeichnen sind, ist dies gängige Praxis. Die gesamten Einnahmen eines Tages werden im Kassenbuch notiert und die bargeldlosen Umsätze wieder als Ausgaben aus der Kasse ausgebucht. Das Bundesfinanzministerium begreift dies als formellen Mangel in der Kassenführung, wenngleich dieser laut § 158 AO bei der Gewichtung anderer formeller Mängel außer Acht bleiben soll, wenn es um eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO geht. Dazu muss die Nachprüfbarkeit allerdings jederzeit gewährleistet sein, d.h. der Zahlungsweg muss ausreichend dokumentiert werden. Eine praxistaugliche Lösung zur Erfassung von EC-Kartenzahlungen ist erforderlich.
Die sog. Kassensturzfähigkeit ist dauerhaft zu gewährleisten, das bedeutet, dass der Sollbestand aus dem Kassenbuch dem Istbestand der Kasse entspricht. Deshalb muss der Kassenbestand regelmäßig gezählt und die Zählung in einem Zählprotokoll festgehalten werden. Kommt es zu Kassendifferenzen, sind diese gesondert auszuweisen und zu verbuchen.
Nachträgliche Änderungen im Kassenbuch sollten auf keinen Fall vorkommen, sonst droht eine Verwerfung der Kassenführung durch das Finanzamt. Gleiches gilt für Überschreibungen, Radierungen oder Leerräume.
Elektronische Registrier- oder PC-Kassen arbeiten nur dann gesetzeskonform, wenn das jeweilige System jeden einzelnen Geschäftsvorfall, inkl. Stornierungen, aufzeichnet. Die Registrierkasse und deren Auswertungen gehören zu den Buchhaltungsunterlagen. Als Unternehmer haben Sie dafür Sorge zu tragen, dass ein Prüfer des Finanzamts bei einer Außenprüfung darauf zurückgreifen kann. Mit dem Ausdruck des Tagesendsummenbons wird der Kassenspeicher auf null gesetzt. Die Tagesendsummenbons sind lückenlos für alle Geschäftstage zu archivieren.
Seit dem 1. Januar 2018 hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, während der üblichen Geschäftszeiten eine sog. Kassennachschau durchzuführen, ohne sich vorher anzukündigen (§ 146b Abs. 1 AO) – auch bei offener Ladenkasse. Zweck dieser Kassennachschauen ist es, zu überprüfen, ob Ihre Kassenaufzeichnungen ordnungsgemäß erfolgen. Die Finanzämter dürfen ihre Beamten auch anonyme Beobachtungen in öffentlichen Geschäftsräumen anstellen und Testkäufe durchführen lassen.
Als Unternehmer haben Sie besondere Auskunfts- und Vorlagepflichten bei der Kassennachschau (§ 146a Abs. 2 AO). Bei einer Steuerprüfung müssen Sie dem Prüfer Einsicht in Ihre Kassenaufzeichnungen und Bücher gewähren. Außerdem muss er Zugriff auf alle notwendigen Zusatzunterlagen wie etwa Bedienungsanleitungen bekommen.
Stellt das Finanzamt bei einer Kassennachschau Unregelmäßigkeiten fest, kann es eine Betriebsprüfung ohne vorherige Prüfungsanordnung veranlassen (§ 146a Abs. 3 AO)
Ab 1. Januar 2020 dürfen Kassennachschauen auch elektronische Aufzeichnungssysteme einbeziehen.
Zusammengefasst: Bei der Kassenführung gilt besondere Sorgfalt. Es gibt eine Vielzahl verschiedener Regeln zu beachten. Seit 2018 kann das Finanzamt eine unangekündigte Kassenschau während der Geschäftszeiten durchführen. Ergeben sich dabei Unregelmäßigkeiten, kann eine Betriebsprüfung die Folge sein.