Rechnungen im strukturierten elektronischen Format werden Pflicht. Dabei gelten bestimmte Übergangsregelungen. Ihr Steuerberater Karlsruhe gibt einen Überblick.
Wie ist der Status Quo?
Bisher gab es zwei Arten von Rechnungen, die klassische Papierrechnung (inkl. Übermittlung per Telefax) und die die elektronische Rechnung. Als solche gilt bisher jede Rechnung, die elektronisch ausgestellt und empfangen wird, sei es per E-Mail, Download oder Computerfax usw. Empfänger müssen der elektronischen Rechnungsstellung zustimmen. Sie können auch auf eine Papierrechnung bestehen oder ihre Zustimmung für elektronische Rechnungen auf bestimmte Formate beschränken.
Was ändert sich ab 2025?
Ab 2025 soll das Thema neugeregelt werden. Dann wird zwischen folgenden Rechnungsarten unterschieden:
- Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen), die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen werden, und so eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
- Sonstige Rechnungen, d. h. alle in einem anderen elektronischen Format übermittelten Rechnungen bzw. Papierrechnungen inkl. Telefax.
Im B2B-Bereich sind E-Rechnungen zukünftig in den meisten Fällen vorgeschrieben. Sie sind verpflichtend, wenn der Rechnungsstellende und der Leistungsempfänger beide im Inland ansässig sind, die Rechnung an ein Unternehmen gestellt wird und die Leistung steuerbar und nicht steuerfrei nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG ist. Ist eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, ist keine elektronische Rechnung notwendig.
Für Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen, z. B. bei Güterbeförderung in ein Drittland, macht der Gesetzgeber dabei keine Ausnahme. Ebenso wenig für deutsche Unternehmer, die als Kleinunternehmer agieren, oder Vermieter, die steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten.
Bei Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 € brutto und bei Fahrkarten sind weiterhin alle Formate erlaubt. Im Privatkundengeschäft (B2C) müssen grundsätzlich keine E-Rechnungen genutzt werden.
Welche Fristen gelten für die E-Rechnung?
Der Empfang bzw. die Verarbeitungsmöglichkeit elektronischer Rechnungen ist ab 1. Januar 2025 ohne Ausnahmen für alle inländischen Unternehmer verpflichtend. Dies gilt auch, wenn ausschließlich steuerfreie Leistungen erbracht werden, z. B. bei Ärzten und Wohnungsvermietern, oder wenn der Rechnungsempfänger Kleinunternehmer bzw. Betreiber einer PV-Anlage ist.
In Sachen Rechnungsausstellung gelten ab 1. Januar 2025 Übergangsregelungen. So ist die Verwendung von Papierrechnungen und elektronische Rechnungen ohne strukturiertes Format (mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich weiterhin erlaubt. Wenn der Umsatz des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr unter 800.000 € lag, oder wenn mit Zustimmung des Empfängers ein EDI-Verfahren zum Einsatz kommt, gilt die Übergangsregelung sogar bis 31. Dezember 2027. Spätestens ab 1. Januar 2028 soll die E-Rechnung dann flächendeckend eingeführt sein.
Was ist ein strukturiertes elektronisches Format?
Strukturierte elektronische Formate sind dafür gedacht, dass sie elektronisch – und ggf. automatisch – weiterverarbeitet werden können. Das bedeutet auch, dass sie nicht ohne Konvertierung für Menschen lesbar sind. Es gibt auch Hybridformate, die einen maschinenlesbaren Teil mit einem Bild bzw. PDF verknüpfen. Gibt es Unterschiede zwischen den Informationen der beiden Teile ist immer der strukturierte elektronische Abschnitt maßgeblich für die Umsatzsteuer.
Nach europäischer Norm für die elektronische Rechnungsstellung gibt es verschiedene strukturierte elektronische Standards, z. B. ZUGFeRD oder XStandard. Letzteres ist bei Rechnungen über 1.000 € an öffentliche Auftraggeber schon seit 2020 vorgeschrieben.
Wie werden E-Rechnungen ausgestellt und verarbeitet?
Mit gängigen Software-Lösungen wie PDF Xpansion SDK, Lexware financial office, DATEV Unternehmen online oder SmartTransfer gestaltet sich das Ausstellen und Verarbeiten von E-Rechnungen problemlos. Auch Eigenentwicklungen sind möglich.
Das bekannte EDI-Verfahren (electronic data interchange) ist weiterhin für die Rechnungsstellung zulässig. Die Regelung gilt ohne Einschränkung für Umsätze bis Ende 2027, ab 2028 allerdings nur noch, wenn das Verfahren den Anforderungen eines strukturierten elektronischen Formats entspricht. Hier sind ggf. technische Anpassungen nötig.