Prüfungspflicht der USt-ID bei Lieferungen ins EU-Ausland

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die Prüfung der USt-ID-Nummer des Kunden zwingend. Was ab 2026 zusätzlich zu beachten ist, erklärt Ihr Steuerberater Karlsruhe.

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Das Bild zeigt drei Kartonboxen, die mit einem Einkaufswagen-Symbol bedruckt sind. Sie sitzen auf einer europäischen Flagge mit blauem Hintergrund und goldenen Sternen.

Qualifizierte Prüfung der USt-ID-Nummer von EU-Kunden

Innergemeinschaftliche Lieferungen sind nur dann umsatzsteuerfrei, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu zählt insbesondere der Nachweis, dass der Empfänger ein Unternehmer ist.

Bereits bei der Neuanlage eines Kunden muss dessen USt-ID-Nummer qualifiziert geprüft werden. Diese Prüfung muss dokumentiert werden – sowohl die Gültigkeit der Nummer als auch die Zuordnung zum jeweiligen Unternehmen. 

Die Abfrage kann über das Bundeszentralamt für Steuern oder über das EU-Portal VIES erfolgen. Viele Rechnungsprogramme bieten zudem entsprechende Funktionen an, und integrieren die Prüfung direkt beim Anlegen eines neuen Kunden. 

Für die Dokumentation ist es wichtig, das Prüfergebnis in geeigneter Form zu archivieren.

Wiederholte Prüfung bei Folgegeschäften

Künftig ist die Prüfung der USt-ID-Nummer nicht nur beim ersten Geschäft, sondern bei jeder einzelnen Lieferung erforderlich. Auch hierbei muss dokumentiert werden, dass die USt-ID-Nummer zum jeweiligen Kunden gehört. 

Bei höherer Zahl an EU-Geschäften ist die automatisierte Prüfung über technische Tools und Schnittstellen empfehlenswert. Auch dazu sind viele Rechnungsprogramme mittlerweile in der Lage.

Fazit

Die korrekte Prüfung der USt-ID-Nummer ist Voraussetzung für die Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Die Prüfung muss nicht nur beim Anlegen eines Neukunden, sondern bei jeder Lieferung erfolgen. Ihr Steuerberater Karlsruhe unterstützt Sie bei der Einrichtung effizienter Prozesse zur rechtssicheren Umsetzung.