Belegvorhaltepflicht: Weniger Papierkram, mehr Eigenverantwortung

Seit 2025 gibt es bundesweit ein neues System zur digitalen Belegvorhaltung. Was es damit auf sich hat und was Sie wissen müssen, erfahren Sie hier.

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Hintergrund der Neuregelung

Mit Blick auf die zunehmende Digitalisierung des Besteuerungsverfahrens hat der Gesetzgeber eine Belegvorhaltepflicht bei der Einkommensteuer eingeführt. Steuerpflichtige müssen ihre Belege nicht mehr grundsätzlich mit der Steuererklärung einreichen. Stattdessen können diese durch das Finanzamt fallbezogen und risikoorientiert angefordert werden.

Einführung von RABE und DIVA II

2025 wurde bundesweit das System RABE („Referenzierung auf Belege“) eingeführt. Ziel ist eine automatische, fallbezogene Anforderung von Belegen – beispielsweise über Tools wie DATEV „Meine Steuern“. Parallel dazu wurde DIVA II ausgerollt: ein digitales System, über das Belege elektronisch vom Finanzamt angefordert und übermittelt werden können.

Wann ist eine Belegeinreichung weiterhin nötig bzw. sinnvoll?

In bestimmten Fällen besteht nach wie vor eine Vorlagepflicht – etwa bei Gewinnanteilen im Sinne des Teileinkünfteverfahrens oder bei Körperschaftsteuer (§ 3 Nr. 40 EStG, § 8b KStG).

Auch wenn keine generelle Einreichungspflicht mehr besteht, empfiehlt es sich bei bestimmten Sachverhalten dennoch, die Belege direkt mit der Steuererklärung einzureichen – zum Beispiel bei einmaligen hohen Erhaltungsaufwendungen im Bereich Vermietung und Verpachtung. Das kann Rückfragen vermeiden und die Bearbeitungszeit verkürzen.

Das Risiko-Management-System der Finanzverwaltung priorisiert sogenannte bedeutende Sachverhalte. Diese sind unter anderem dann gegeben, wenn:

  • ein Sachverhalt neu, erstmalig oder einmalig ist
  • ein außergewöhnlicher Geschäftsfall vorliegt
  • eine erhebliche Abweichung zum Vorjahr besteht
  • eine spürbare steuerliche Auswirkung vorliegt

Die Beurteilung, ob Belege anzufordern sind, liegt weiterhin im Ermessen der Finanzämter. Das maschinelle Risikomanagement dient lediglich als Unterstützung bei der Auswahl prüfungswürdiger Fälle.

Fazit

Die Belegvorhaltepflicht entlastet Steuerpflichtige von unnötigem Papierkram – erfordert aber auch mehr Eigenverantwortung. Eine sorgfältige Dokumentation und die Nutzung digitaler Systeme wie RABE oder DATEV sind künftig entscheidend. Ihr Steuerberater Karlsruhe unterstützt Sie bei der optimalen Vorbereitung Ihrer Steuererklärung im digitalen Verfahren.