Ab 2025 gelten verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Erfahren Sie, welche Dokumente betroffen sind und welche Auswirkungen das hat.
Verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege
Ab dem 1. Januar 2025 wird die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von bisher 10 Jahren auf 8 Jahre reduziert. Diese Änderung betrifft vor allen Dingen Rechnungen, andere Aufbewahrungsfristen bleiben unverändert.
Konkret bedeutet die Fristverkürzung, dass Buchungsbelege aus den Jahren 2014, 2015 und 2016, deren ursprüngliche Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war, nun also ausgesondert und vernichtet werden können.
Welche Unterlagen und Jahre sind betroffen?
Die verkürzte Aufbewahrungsfrist betrifft ausschließlich Buchungsbelege. Für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Konzernabschlüsse bleibt die bisherige zehnjährige Aufbewahrungsfrist bestehen. Handelsbriefe unterliegen weiterhin einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Nach der Gesetzesänderung gelten somit nun die folgenden Aufbewahrungsfristen:
Unterlagen | Frist | Fristbeginn (Ende des Kalenderjahrs) |
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und zu ihrem Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen sowie sonstige Organisationsunterlagen | 10 Jahre | Letzte Eintragung und Aufstellung |
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Empfangsdatum |
Abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Absendung |
Buchungsbelege | 8 Jahre | Entstehung |
Unterlagen nach Zollkodex der Union | 10 Jahre | Entstehung |
Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | Entstehung |
Was bedeutet die Änderung für Selbstanzeigen?
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist kann sich auf die Möglichkeit einer Selbstanzeige auswirken. Da bei Steuerhinterziehung eine Nachmeldung für mindestens 10 Jahre erforderlich ist, kann die frühere Vernichtung von Buchungsbelegen zu Beweisschwierigkeiten führen. Unternehmen sollten daher überlegen und sich mit Ihrem Steuerberater abstimmen, ob Sie relevante Belege über die 8-jährige Frist hinaus aufbewahren.
Welche weiteren Auswirkungen gibt es?
In bestimmten Fällen können abweichende Aufbewahrungsfristen gelten, z. B. bei spezialgesetzlichen Regelungen wie dem Aktiengesetz (10 Jahre nach Liquidation). Ferner ergeben sich durch die Gesetzesänderungen Auswirkungen auf die Aufbewahrungsrückstellung von Geschäftsunterlagen. Sprechen Sie Ihren Steuerberater Karlsruhe an, wenn Sie nähere Infos brauchen!
Fazit
Die verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege soll eine Entlastung von Unternehmen bedeuten, stellt sie sie jedoch gleichzeitig vor neue Herausforderungen. Firmen sollten prüfen, ob eine frühzeitige Vernichtung aller Belege sinnvoll ist oder ob eine längere Aufbewahrung in bestimmten Fällen ratsam wäre. Ihr Steuerberater Karlsruhe berät Sie zu den optimalen Vorgehensweisen.