Bei geselligen Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro. Erst ab diesem Betrag muss Lohnsteuer abgeführt werden. Ihr Steuerberater Karlsruhe stellt die Regelung und ihre Voraussetzungen vor.
Seit dem 1. Januar 2015 gilt durch das Jahressteuergesetz 2015 ein Freibetrag statt eine Freigrenze bei Betriebsveranstaltungen. Das bedeutet, die Lohnsteuer bemisst sich nur für den Betrag, der über dem Freibetrag von 110 Euro liegt. Die Vorsteuer wird dabei nicht erstattet.
Betroffen von der Regelung sind "Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter", d.h. z.B. Weihnachtsfeiern oder auch Betriebsausflüge. Arbeitnehmer erhalten durch derartige Veranstaltungen grundsätzlich einem Vorteil, der dem Arbeitslohn anzurechnen ist. Nicht betroffen sind betriebliche und fachliche Events wie etwa der Besuch von Messen oder Vorträgen.
Pro Jahr sind zwei gesellige Veranstaltungen ohne Anrechnung auf den Arbeitslohn dann möglich, wenn ...
- alle Betriebsangehörige oder alle Arbeitnehmer einer Abteilung oder eines Standorts eingeladen sind
- die Zuwendungen des Arbeitgebers für das Event 110 Euro (inkl. Umsatzsteuer) je teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen
- die Teilnehmerzahl von Nichtarbeitnehmern die Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigt
Lädt ein Arbeitgeber nur einen beschränkten Teilnehmerkreis ein, darf dabei keine bestimmte Arbeitnehmergruppe bevorzugt werden. Feiern für Mitarbeiter mit einem runden Arbeitnehmerjubiläum sind jedoch grundsätzlich begünstigt. Außerdem kann die Feier zu einer 40-, oder 50- Betriebszugehörigkeit bereits bis zu fünf Jahre im Vorfeld stattfinden. Auch eine Feier für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer des Unternehmens ist begünstigt.
Zu den Teilnehmerkosten zählen alle Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Firmenevent. Begleitpersonen erhalten keinen extra Freibetrag sondern werden dem Freibetrag des begleiteten Arbeitnehmers angerechnet.
Am 27. Juni 2018 hat das Finanzgericht Köln eine Entscheidung zur Verteilung der Gesamtkosten bei einer Betriebsveranstaltung gefällt. Das Gericht stellt sich damit der der Berechnungsweise des geldwerten Vorteils der Finanzverwaltung entgegen. Wenn Mitarbeiter nicht bei einer Betriebsveranstaltung erscheinen, geht dies nach Ansicht des Gerichts nicht zulasten der anwesenden Arbeitnehmer. Das Revisionsverfahren des Finanzamtes beim BFH ist jedoch noch anhängig. Betroffene Unternehmen sollten bis zur engültigen Entscheidung die angemeldeten und die tatsächlichen Teilnehmer aufzeichnen. Die Berechnung der Höhe der gewährten Zuwendungen pro Arbeitnehmer geschieht somit wie folgt: Alle zu berücksichtigenden Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer (inkl. Begleitperson) aufzuteilen.
Laut BMF kann die der Regelung auch auf Leiharbeitnehmer und Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen angewendet werden, wenn auch die weiteren Anforderungen erfüllt werden.
Folgende Kosten sind bei der Zuwendungsberechnung zu berücksichtigen:
- Speisen, Getränke, Snacks
- Ggf. Übernachtungskosten
- Fahrtkosten, z.B. für Stadtrundfahrten
- Eintrittskarten, Trinkgelder
- Geschenke
- Aufwendungen für äußeren Rahmen, z. B. Künstler, Musiker, Deko, Raummiete, Bowling-Bahn etc.
- Zuwendungen für Begleitpersonen
- Security
- Versicherungen
- Sanitäter
- Sammeltransporte (z.B. Reisebus)
Folgende Kosten spielen hingegen keine Rolle:
- (An-)Reisekosten von Außendienstlern und Arbeitnehmern von entfernten Standorten sowie deren Übernachtungskosten nach § 3 Nr. 16 EStG, wenn sie vom Arbeitnehmer selbst organisiert werden.
- Personalkosten für Vorbereitung und Abwicklung
- Rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers (z. B. Lohnbuchhaltung)
Wie bisher können Arbeitgeber den steuerpflichtigen Lohnanteil, der über dem Freibetrag von 110 Euro liegt, pauschal mit 25 % versteuern. Hinzu kommen Solidaritätszuschlag und die pauschale Kirchensteuer. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung nach § 1 Abs. 1 Nr. 3 SVEV.