14.12.2020

Anforderungen an die elektronische Buchführung

Für die elektronische Buchführung gelten diverse Anforderungen, die in den sog. GoBD zusammengefasst sind. Ihr Steuerberater Karlsruhe zeigt Ihnen, was es dabei zu beachten gilt.

Für die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – gilt weiterhin das BMF-Schreiben vom 14. November 2014, nachdem das Bundesministerium der Finanzen sein Schreiben vom 18. Juli 2019 wieder offline genommen hat. Beispielsweise bei der Datenträgerüberlassung bei Kassennachschau sollen noch Nachbesserung durchgeführt werden. Auch einige Forderungen des Steuerberaterverbandes sollen eingearbeitet werden, so etwa Klarstellungen bei Cloud-Systemen und der bildlichen Erfassung (Scannen), Zumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen, Datenzugriff bei Systemwechsel usw. Wann das Schreiben in überarbeiteter Form neuveröffentlicht wird, ist indes noch nicht abzusehen.

Allgemeine Anforderungen nach den GoBD

Die elektronische Buchführung muss nachvollziehbar, nachprüfbar, zutreffend, klar, zeitnah, fortlaufend und unveränderbar (revisionssicher) sein. Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert sein. Die Unveränderbarkeit kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger), softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Festschreibung) oder organisatorisch (z. B. Zugriffsberechtigungen) erfolgen.

Verfahrensdokumentation

Alle Prozesse der elektronischen Buchführung müssen in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Diese beginnt beim Eingang der Belege und erstreckt sich bis zur Verbuchung und Aufbewahrung. Damit die Verfahrensdokumentation den GoBD entspricht, muss sie eine allgemeine Beschreibung, eine Anwendungsdokumentation sowie eine System- und Betriebsdokumentation beinhalten. Sie muss zudem übersichtlich gegliedert sein und Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ereignisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig darlegen. Ausgehend vom jeweiligen Einzelfall beschreibt die Verfahrensdokumentation den den organisatorisch und technisch gewünschten Prozess. Beinträchtigt eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation nicht, so stellt dies keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht dar. Die Buchführung kann in diesem Fall nicht verworfen werden.

Pflichtangaben in Buchungsbelegen

Jeder Buchungsbeleg umfasst entsprechend den GoBD bestimmte Pflichtangaben. Diese sind:

  • Eine eindeutige Belegnummer
  • Angaben über Belegaussteller und -empfänger
  • Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt.
  • Eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls.
  • Belegdatum und verantwortlicher Aussteller zu nennen (z. B. der Bediener der Kasse).

Anforderungen an den Kontierungsvermerk auf elektronischen Belegen

Elektronische Rechnungen dürfen auch elektronisch weiterverarbeitet werden – sie müssen also NICHT ausgedruckt werden. Werden Sie digital weiterverarbeitet kann auch Kontierungsvermerk auf dem Beleg erfolgen. Dennoch ist folgendes zu beachten:

  • Der Originalzustand des digitalen Belegs muss jederzeit lesbar und damit prüfbar zu machen sein.
  • Jegliche Bearbeitungsvorgänge, wie z. B. das Einfügen von Buchungsvermerken, müssen protokolliert und mit dem Beleg abgespeichert werden.
  • Die Verfahrensdokumentation muss beschreiben, wie Sie die elektronischen Dokumente erfassen, empfangen, verarbeiten, ausgeben und aufbewahren.
  • Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum sind obligatorisch.
  • Die Pflichtangaben können Sie entweder direkt auf dem digitalen Beleg einfügen oder den Beleg dazu mit einem anderen Datensatz verknüpfen, der die entsprechenden Angaben enthält – z.B. mithilfe eines eindeutigen Index oder Barcodes.

Pflicht: Internes Kontrollsystem

Um die Sicherheit Ihrer Belege zu gewährleisten, müssen Sie ein internes Kontrollsystem einrichten und dokumentieren. Ein solches System umfasst Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, Funktionstrennungen, Erfassungskontrollen, Abstimmungskontrollen bei Dateneingabe, Verarbeitungskontrollen, Datensicherung und Sicherung vor Verfälschung sowie Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und Protokollierung von Daten.

Datensicherheit und Unveränderbarkeit der Daten

Sie dürfen Ihre Buchungsdaten nicht so verändern, dass Ihre ursprüngliche Aufzeichnung nicht mehr nachvollziehbar sind. Sie müssen für Revisionssicherheit sorgen. Das bedeutet, dass jederzeit auf die Ursprungsdatei zugegriffen werden können muss. Wenn Sie Ihre Daten nicht ausreichend schützen, wird Ihre Buchführung nicht als ordnungsgemäß angesehen.

Elektronische Aufbewahrung

Die GoBD nehmen hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten Bezug auf die Rechtsprechung des BFH – und fassen den Umfang sehr weit: Die GoBD besagen, dass Sie alle Unterlagen aufbewahren müssen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung grundsätzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Wenn Sie elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, wie z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge als PDF- oder Bilddatei, erhalten, müssen Sie diese in dem Format aufbewahren, in welchem Sie sie empfangen haben. Sie auszudrucken und das digitale Original zu löschen ist nicht zulässig.

Eingescannte Unterlagen

Hinsichtlich des Einscannens von eingehenden Buchführungsunterlagen umfassen die GoBD einen eigenen Abschnitt. Auch hier gilt es, eine Verfahrensdokumentation zu etablieren.

Revisionssichere Archivierung

Um Dateien revisionssicher aufzubewahren genügt das einfache Ablegen in einem herkömmlichen Dateisystem in der Regel nicht. Tatsächlich gibt es aktuell keine technische Lösung, um die Voraussetzungen bei der Ablage im Dateisystem zu erfüllen. Sie müssen also auf ein anderes System setzen, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten – der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) bzw. Enterprise-Content-Managements (ECM) ist daher erforderlich.