Grundsätzlich ist nichts daran auszusetzen, wenn Sie Ihre Rechnungen nicht länger auf Papier verschicken und archivieren. Die elektronische Datenhaltung reduziert nicht nur bei Firmen mit vielen Buchungsvorgängen Kosten und Aufwand, sondern eröffnet für viele junge Unternehmer auch einen leichteren Zugang zum Thema Buchhaltung. Die Ablage und Aufbewahrung von Papierbelegen wie auch das einzusetzende Porto sind keine unwesentlichen Kostenfaktoren. Es existieren aber spezifische Anforderungen an die Erstellung, Speicherung und den Versand von elektronischen Rechnungen, die unbedingt einzuhalten sind. In den schnelllebigen Zeiten des Internets ergeben sich auch ständig neue Lösungen, daher gilt es insbesondere bei der digitalen Buchhaltung die Aktualität der eingesetzten Verfahren zu überprüfen. Schon seit dem Jahr 2015 gelten die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung", kurz "GoBD", die die Richtlinien für den Umgang mit digitalen Belegen festschreiben.
GoBD-Kritieren in der Praxis
Grundsätzlich gelten bei der digitalen Rechnungsstellung die gleichen Regeln wie bei der analogen. Rechnungen müssen dieselben zehn Pflichtangaben enthalten (§ 14 UStG) und für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung vorbereitet sein (§ 238 ff. HGB & § 145–147 AO). Die GoBD regeln weiterhin die Besonderheiten der elektronischen Buchführung. So gelten für die elektronische Rechnungsstellung im Speziellen Anforderungen, die sich schlicht durch das Fehlen eines physischen Belegs ergeben. Es gilt der "Grundsatz der Unveränderbarkeit", d.h. der Originalzustand eines Dokuments ist jederzeit lesbar machen und Veränderungen müssen protokolliert werden. Ergeben sich Veränderungen zur Kontierung, zu Ordnungskriterien für die Ablage oder zum Buchungsdatum, so ist dies zu erfassen und wie weitere Buchungsvermerke mit dem Rechnungsdokument abzuspeichern. Eine Verfahrensdokumentation regelt, dass die erforderlichen Angaben auch auf digitalem Wege mit der Rechnung verknüpft werden können und nicht physisch am Beleg angeheftet sein müssen.
Beachten Sie dabei: Wird eine Rechnung zwar digital erstellt, aber nicht gespeichert, sondern ausgedruckt und in Papierform versandt, liegt eine Rechnung in Papierform vor, die in Papierform aufbewahrt werden muss. Nur bei einer digitalen Speicherung des Dokuments gelten die Richtlinien der GoBD.
DMS: Sicherung digitaler Rechnungen
In herkömmlichen Dateimanagern wie dem Windows Explorer oder dem Finder unter macOS kann die Unveränderbarkeit der Dokumente allerdings nicht sichergestellt werden. Die Arbeit mit Datumsstempeln ist dabei nicht hinreichend, da diese selbst wieder veränderbar wären. Die Archivierung von elektronischen Rechnungen muss daher unbedingt in einem Dokumentenmanagementsystem ("DMS") oder aber mithilfe einer Online-Archivierung realisiert werden. Eine Cloud-Lösung ist von den Richtlinien der GoBD dabei explizit nicht ausgeschlossen. Die Anschaffungskosten für ein DMS bzw. eine Online-Lösung muss der Unternehmer tragen. Die Abgabenordnung vermerkt dies explizit: "Die Kosten trägt der Steuerpflichtige."
Einen Testbericht verschiedenster DMS-Lösungen für den Einsatz unter Windows finden Sie hier (https://www.netzsieger.de/k/dms-software). Für den Mac finden Sie hier (http://www.appslication.de/2014/03/30/mac-dateiverwaltung-und-dokumentenmanagement-devonthink-pro/) einen ausführlichen Artikel mit einer Empfehlung zum DMS-Einsatz.
Für die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater gibt es GoBD-konforme DATEV-Module, die die erforderliche Unveränderbarkeit der Daten über Buchungsvorgänge hinweg garantiert und die Dokumente auch GoBD-konform an Ihren Steuerberater in Karlsruhe vermittelt.
Welche Dateiformate eignen sich?
Wird eine Rechnung mit einem Office-Programm (z.B. Microsoft Word, Microsoft Excel, OpenOffice) oder Ähnlichem gespeichert oder wird daraus eine PDF-Datei generiert, so gilt sie als digitaler Beleg, der in einem GoBD-konformen Datei-Management-System (DMS) abgelegt werden muss. Das Dateiformat ist dabei unerheblich – die Speicherung ist der springende Punkt. Wie bereits beschrieben, kann nur ein GoBD-konformes DMS sicherstellen, dass Ihre Rechnungen unveränderbar gespeichert werden. Kein bestimmtes Dateiformat kann dies allein bewerkstelligen.
Versand per E-Mail
Daraus ergibt sich auch, dass die Versendung eines Rechnungsdokuments per E-Mail ist entsprechend nicht weiter zu bestanden ist. Wird eine digitale Rechnung – z.B. aus Word oder Excel – gespeichert, muss sie wie zuvor beschrieben unveränderbar abgespeichert werden. Der weitere Weg des Dokuments zu Ihrem Kunden, ob postalisch oder per E-Mail, ist unerheblich.
Wenn Sie Fragen zum Thema elektronische Buchführung und Rechnungsstellung haben, wenden Sie sich an unsere Steuerberater in Karlsruhe – wir helfen Ihnen gerne weiter.
Zusammengefasst: Dateiformat und Versandweg einer digitalen Rechnung sind im Wesentlichen unerheblich. Unerlässlich aber ist die Speicherung und die Protokollierung von Veränderungen des Dokuments in einem Dokumentenmanagementsystem ("DMS"), das mit den "Grundsätze zur ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung", kurz "GoBD", konform ist. Ein solches müssen Unternehmer sich selbst zulegen.